Näin soitat referenssipuhelun, jossa on järkeä

Ajatusleikkinä: luotatko normaalisti tärkeissä päätöksissä ensisijaisesti henkilöihin, joilla on puutteelliset tiedot päätökseen olennaisesti vaikuttavista tekijöistä? Aivan. Olen pannut merkille, että referenssipuhelujen pohjalta tehdyissä päätöksissä on pitkälti kyse samasta asiasta.

En anna suositteluille eli referensseille kovin suurta painoarvoa - ne ovat työläitä ja koska soitot tehdään viimeisenä, suosittelijoiden näkemykset saavat usein kohtuutonta painoarvoa. Lisäksi työtehtävän ja organisaation tarkka tunteminen on yksi onnistuneen rekrytoinnin edellytyksistä, ja tätä tietoa suosittelijalla ei ole.

Referenssipuhelut ovat silti paikallaan faktojen tarkistamiseen tai tilanteissa, joissa oma intuitio kertoo, että hakija ei vaikuta vilpittömältä tai on liian hyvää ollakseen totta. Joskus vaikutelma on alkanut rapistua, kun hakija ei pysty nimeämään ainuttakaan suosittelijaa tai suosittelijoiden kertomus hakijan tittelistä, työstä ja aikaansaannoksista ei ollenkaan vastaa hakijan kertomusta.

Jos referenssipuhelut ovat yrityksessäsi rekrytoinnin arkea, näillä kolmella vinkillä saat niistä eniten irti - ilman, että pahimmassa tapauksessa vääriin asioihin keskittyvä puhelu vesittää teille oikean henkilön palkkaamisen.

1. Pyydä lupa soittaa relevantille suosittelijalle

Suosittelijoina on yleensä henkilöitä, joiden luotetaan puhuvan hyvää hakijasta. Et saa soittaa omin päin kenenkään entiselle tai nykyiselle pomolle*, mutta voit pyytää luvan olla yhteydessä sopivaksi katsomaasi suosittelijaan. Esihenkilöt ovat yleisesti ottaen parempia suosittelijoita, koska he ovat vastanneet hakijan työstä kokonaisuutena. Ihmiset myös kehittyvät toimintatapojensa ja taitojensa osalta koko ajan, ja siksi kannattaa suosia tuoreita suosittelijoita.

Joskus hakija on haluton nimeämään tiettyä suosittelijaa ja silloin on tärkeä keskustella siihen liittyvistä syistä. On täysin ymmärrettävää, että motivoitunut hakija ei halua nimetä esihenkilöä, jonka kanssa ei ole tullut toimeen ja pelkää, että mahdollinen kauna näkyy suosituksessa (tätä tapahtuu, ihmiset ovat toisinaan pikkumaisia).

Suosittelijoita käytettäessä pitää muistaa, että suosittelu on matalan ennusteen tietolähde ja yksi nihkeä suositus tulee suhteuttaa sen mukaan. Jos suositteluja välttämättä halutaan käyttää, kannattaa tällaisessa tilanteessa - ja kriittisissä rekrytoineissa muutenkin - soittaa vähintään kaksi suosittelijaa.

2. Tarkista faktoja – älä suosittelijan fiiliksiä

Suosittelijan näkökulma on eri tehtävässä, organisaatiossa ja ajassa, joten referenssipuhelun soittajan pitää aina keskittyä pitämään oma fokuksensa haetun työtehtävän ja tulevan toimintakulttuurin vaatimuksissa. Käytä suosittelijan aikaa faktojen tarkistamiseen: mikä työtehtävän titteli ja sisältö oli, kuinka pitkään se kesti, entä millaisia vastuita ja tuloksia ajanjakso sisälsi. Näihin saattaa joskus lipsahtaa lapinlisää hakijan puolelta.

Koska emme koskaan tiedä suosittelun taustoilla olevia motiiveja (kiitollisuudenvelka, kaverin auttaminen jne), ei heti puhelun alkuun kannata kerrata haetun työn vaatimuksia suosittelijalle. Niitä on helppo kompata. Aivan sama pätee työhaastatteluun, ei kannata aloittaa keskustelua kertaamalla, millaista osaamista tehtävään ollaan hakemassa ja alkaa tämän jälkeen haastattelemaan hakijaa.

Älä kysy näitä kysymyksiä:

”Onko henkilöllä X mielestäsi hyvä ongelmanratkaisukyky?”

Suosittelijalta voi toki kysyä itseä mietityttäviä asioita, mutta tämä kysymysmuoto johdattelee liikaa. Kysy ennemmin, millä tavalla henkilön ongelmanratkaisukyky näkyi tämän aiemmassa työssä.

”Miten kuvailisit hakijaa X työntekijänä?”

Muista suosittelijan näkökulma! Kysymys se vie pois haetun tehtävän kriteereistä ja altistaa subjektiiviselle fiilistelylle. Kysy ennemmin, ”Mitkä olivat hakija X vahvuudet, kun hän työskenteli teillä?” Tässäkin kohtaa entinen esihenkilö vastaa ajatellen aiemman tehtävän ja kulttuurin kannalta positiivisena pidettyjä asioita, mutta voit silti saada vahvistusta esimerkiksi oman arviointisi tueksi. Kunhan pidät mielessä, että jos henkilö on aiemmassa ollut ”hyvä tyyppi ja tiimipelaaja”, se ei automaattisesti toteudu uuden tehtävän kohdalla. Suosittelijalta voi myös kysyä kehityskohteista, kunhan muistaa, että hakija on saattanut kehittyä näissä asioissa jo paljon.

”Suosittelisitko tätä hakijaa?”

Usein suosittelija, joka on lupautunut suosittelijaksi, suosittelee. Jos soitit luvatta ja suositusta ei heru, joudut rekrytoijana hankalaan asemaan: olet laiminlyönyt hakijan laillisia oikeuksia, mutta suosittelijan mielipiteen sivuuttaminen on todennäköisesti vaikeaa. Hakijat myös tietävät, että entisen työnantajan arvostelemista ei yleisesti ottaen katsota hyvällä, vaikka kerrottavaa olisi kuinka paljon. Jos hakijan ja suosittelijan kertomusten välillä on ristiriitoja, ota ne puheeksi. 

3. Älä anna referensseille suhteetonta painoarvoa - ulkoistat samalla kriittistä päätöksentekoa

Referenssipuhelut auttavat toki vilpin tunnistamisessa, mutta niille ei saisi antaa kohtuuttoman suurta painoarvoa lopulliseen päätökseen. Ihmisellä on taipumus muistaa ja painottaa viimeiseksi koettuja asioita, joten ole erityisen huolellinen, että suhtaudut referenssiin osana kokonaisuutta.

Työtehtävän sisältö ja yrityksen toimintakulttuurin sopivuus hakijan vahvuuksiin merkkaavat tutkitusti suosituksia enemmän, joten älä turhaan altista itseäsi virhepäätelmille. Kun käyt suosittelijoita läpi, muista että olet tulevan työtehtävän ja organisaation asiantuntijana tehnyt prosessin huolella eri arviointivaiheiden kautta tähän pisteeseen. Jos tapanasi on kysyä ”Palkkaisitko henkilön uudelleen?” mieti, mitä iloa tästä mielipiteestä on sinulle. Henkilöä ei palkata menneisyyteen, vaan hän on hakemassa teidän yritykseenne ja työtehtäväänne. Siitä suosittelija tietää hyvin vähän, jos ollenkaan.

*Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 2. luku 4§